（2） SGML導入の手順

海外の事例などを基に、文書管理におけるSGMLの導入の手順を参考までに紹介する。現状ではシステム開発の手法と同じく、様々な方法があると思われる。しかしどの手法にも共通した作業があり、文書構造の分析、DTDの作成、SGML文書のデータベース化、さらにネットワークを通じたシステムの統合化という段階になると考えられる。より詳細な手順の紹介は専門書にまかせたいが、ここではその概要を紹介したい。

SGMLは、SGML宣言、DTDの作成（文書型定義）、タグ情報を含めた文書の本文（文書実現値）から構成される。DTDは文書の構造の決まり事であり、ルールである。このDTDによって文書が統一された構造になることにより、検索や再利用が容易になり、データベースによる管理も可能になる。

図6−2 SGML文書の構成

出典：NTTデータ経営研究所

?@ 文書の整理・分類と文書データの電子化

まず、SGML導入の目的、効果などを明確にする必要がある。併せて、文書ツールの選定、スケジュールの策定、予算計画の策定など、具体的な推進に必要な項目も検討する。

さらに、実際に計画を推進するメンバーを選定することが必要である。現場の責任者及びSGMLに詳しい外部ブレーンも参加することが望ましい。検討事項としては、対象ドキュメントの分析及びDTDの作成などが考えられる。特にDTDの策定にはプログラムの知識も必要となるので専門的な知識の持ち主の協力が必要となる。

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